Cómo se clasifican los documentos en una empresa
Cómo se clasifican los documentos es una pregunta clave para cualquier empresa que desee mantener el control, la eficiencia y la seguridad en la gestión de su información. Aunque hoy en día los soportes y métodos han cambiado radicalmente gracias a la tecnología, el concepto de documento sigue siendo el mismo: escritos o archivos que aprueban, acreditan o registran información importante, como contratos, informes, facturas, recibos o presupuestos.
En las últimas décadas hemos pasado de almacenar la mayoría de la documentación en papel a trabajar con sistemas de gestión documental digitales. Sin embargo, muchas empresas todavía necesitan conservar parte de sus documentos en formato físico, ya sea por requisitos legales, por seguridad o por preferencia organizativa. Esto hace que la correcta clasificación sea más importante que nunca.
La organización de los documentos
El objetivo principal de organizar y clasificar la documentación es facilitar el acceso rápido a la información, asegurar su conservación y evitar pérdidas. Dentro de la organización documental es fundamental diferenciar entre clasificar y ordenar. Clasificar significa agrupar los documentos según criterios definidos, mientras que ordenar consiste en establecer un orden lógico dentro de esos grupos.
Clasificación de archivos y documentos
En el ámbito empresarial, la clasificación de documentos debe hacerse de forma estructurada y coherente. Para una gestión eficiente, es recomendable agrupar la documentación siguiendo criterios claros, como el contenido, la forma o el uso de los documentos. Ejemplos de agrupaciones comunes en una empresa incluyen albaranes, recibos, ofertas comerciales o listas de clientes.
Seguir una estructura jerárquica facilita la búsqueda y recuperación de documentos, y permite que cualquier miembro autorizado de la empresa pueda encontrar lo que necesita sin confusión.
Tipos de clasificación documental
Clasificación funcional: Agrupa los documentos según las actividades de las que derivan. Por ejemplo, contratos de empleados, planes de proyectos o informes de seguimiento.
Clasificación orgánica: Organiza los documentos siguiendo la estructura administrativa de la empresa, como departamentos de administración, recursos humanos o comercial.
Clasificación por materias: Agrupa documentos según el tema o asunto, como facturas, presupuestos o contratos.
Fondos, series, expedientes y documentos sueltos
Independientemente del tipo de clasificación elegido, los documentos pueden organizarse en distintos niveles:
Fondos: Documentos agrupados por entidad, como entidades bancarias.
Series: Dentro de un fondo, documentos derivados de actividades repetitivas, por ejemplo, recibos o extractos bancarios.
Expedientes: Documentos relacionados con un mismo asunto dentro de una serie.
Documentos sueltos: Archivos independientes que no pertenecen a un expediente concreto.
Métodos de ordenación documental
Además de clasificar, es necesario ordenar los documentos. Algunos métodos comunes son:
Ordenación cronológica: De más antiguos a más recientes, separando por años, meses y días.
Ordenación alfabética: Por nombres de personas, empresas o lugares, siguiendo el abecedario.
Ordenación numérica: Ideal cuando cada documento tiene un número correlativo.
Ordenación por conceptos: Menos común en empresas, pero útil para organizar correspondencia.
Importancia de una correcta clasificación
Saber cómo se clasifican los documentos no solo optimiza el tiempo de búsqueda, sino que también ayuda a cumplir con normativas legales, facilita auditorías y evita pérdidas de información valiosa. Una buena clasificación es la base de cualquier sistema de gestión documental eficiente, tanto en formato digital como en soporte papel.
Passer Moving Gestión Documental
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