Servicios de custodia externa de archivos y sus ventajas
La custodia externa de archivos es una solución cada vez más utilizada por empresas que buscan proteger su documentación y optimizar el espacio disponible. No se trata únicamente de guardar papeles fuera de la oficina, sino de garantizar la seguridad, la confidencialidad y la conservación óptima de información valiosa para el negocio.
En Passer Moving contamos con un servicio de custodia documental pensado para prevenir riesgos, ahorrar espacio y asegurar el acceso controlado a los documentos cuando sea necesario. Y para entender por qué es tan importante, basta con pensar en algunos de los problemas más habituales que pueden afectar a un archivo físico.
Riesgos que amenazan a los archivos en las empresas
Imagina que el espacio que utilizas para almacenar documentos sufre una inundación. Una rotura de tubería o una filtración de agua podría mojar gran parte de tus archivos, haciendo inservible la mayoría de ellos. Incluso con suerte, apenas podrías recuperar una pequeña parte.
Otro escenario posible es un incendio. Un simple cortocircuito podría reducir a cenizas toda la documentación que has acumulado desde la creación de la empresa. En este caso, la pérdida de información sería total e irreversible.
También existe un riesgo menos evidente pero igual de preocupante: el acceso no autorizado. No todos los empleados deben poder consultar todos los documentos. Sin un control de acceso adecuado, puedes poner en riesgo datos confidenciales y comprometer el cumplimiento de la normativa de protección de datos.
A estos problemas se suman factores como plagas de microorganismos, variaciones de temperatura y humedad o acumulación de polvo, todos ellos capaces de dañar seriamente el papel y la tinta de los documentos.
El problema del espacio y la gestión documental
Más allá de los riesgos físicos, la falta de espacio es uno de los principales motivos para considerar la custodia externa de archivos. El archivo crece cada año, pero el espacio físico en la empresa suele ser el mismo. Esto no solo dificulta el almacenamiento, sino que también entorpece el acceso rápido a la información.
Otra duda frecuente es cuánto tiempo se debe conservar cada tipo de documento. Sin una gestión documental adecuada, es fácil acumular papeles innecesarios durante años, ocupando espacio valioso y aumentando los costes de almacenamiento interno.
Custodia externa de archivos: seguridad y rentabilidad
En Passer Moving ofrecemos un servicio de custodia externa de archivos en depósitos acondicionados exclusivamente para almacenar documentación. Esto nos permite garantizar la conservación de los documentos en perfectas condiciones.
Nuestras instalaciones están diseñadas para minimizar riesgos: no tienen instalación eléctrica ni tuberías, y todos los archivos se colocan a un mínimo de 15 cm del suelo para evitar daños por humedad. Así eliminamos gran parte de los problemas que pueden afectar a un archivo mal ubicado, como los almacenados en garajes, trasteros o naves sin medidas de protección contra incendios.
Acceso rápido y destrucción segura
La custodia externa no significa perder el acceso a la documentación. En Passer Moving llevamos un control exhaustivo de todos los documentos que custodiamos, lo que nos permite localizar y entregar cualquier archivo en muy poco tiempo. Además, ofrecemos el servicio de destrucción certificada de documentos una vez caducados, asegurando que la información sensible no pueda ser recuperada.
Ventajas de contratar la custodia externa de archivos
Mayor seguridad: protección frente a incendios, inundaciones, robos y accesos no autorizados.
Ahorro de espacio: libera metros cuadrados en tu oficina para destinarlos a otras funciones productivas.
Control y organización: acceso rápido a la información y destrucción segura cuando ya no es necesaria.
Cumplimiento legal: facilita la gestión documental y el cumplimiento de las normativas de protección de datos.
Conclusión
Seguir almacenando la documentación en un lugar poco seguro o sin control supone un riesgo que puede tener consecuencias graves. La custodia externa de archivos es una inversión en seguridad, organización y tranquilidad.
En Passer Moving ofrecemos soluciones adaptadas a cada empresa, con costes variables ajustados y un compromiso total con la protección de tu información. Si quieres proteger tu archivo y optimizar el espacio de tu negocio, contáctanos y descubre por qué somos la alternativa más fiable.
¿Vas a seguir arriesgando tus documentos o vas a dar el paso hacia una custodia segura y profesional?
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