¿Qué es el servicio de gestión documental y para qué sirve?
El servicio de gestión documental es una solución profesional que permite a las empresas almacenar, organizar, custodiar y consultar su documentación de forma segura y eficiente. En Passer Moving ofrecemos este servicio porque entendemos que una correcta gestión de la información es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier organización.
A diario, las empresas generan una gran cantidad de documentación: contratos, facturas, informes, expedientes, documentación legal, entre muchos otros. Sin un sistema eficaz para clasificar, almacenar y acceder a esos documentos, el riesgo de extravío, duplicidad de tareas o pérdida de tiempo es muy elevado.
Por eso, contar con un servicio de gestión documental especializado como el nuestro puede marcar la diferencia en términos de productividad, eficiencia y seguridad de la información.
¿Qué es un sistema de gestión documental?
Un sistema de gestión documental es un conjunto de procesos y recursos físicos o digitales diseñados para clasificar, archivar, custodiar y facilitar el acceso a toda la documentación de una empresa. Este tipo de servicios permite que la información esté centralizada, ordenada y disponible siempre que se necesite, reduciendo los errores humanos y mejorando la eficiencia operativa.
En Passer Moving, el servicio de gestión documental incluye tanto el almacenamiento físico de archivos como su organización, etiquetado, transporte, consulta y posterior destrucción confidencial si así lo solicita el cliente.
¿Por qué es tan importante el servicio de gestión documental?
Muchas empresas no cuentan con instalaciones adecuadas para guardar de forma segura grandes volúmenes de documentos físicos. Tampoco disponen del personal ni de los procedimientos para mantenerlos organizados a lo largo del tiempo. Aquí es donde entra en juego nuestro servicio de gestión documental, que libera espacio en la oficina y asegura que todos los documentos estén bien clasificados y accesibles bajo demanda.
Además, al externalizar esta tarea, las empresas pueden destinar sus recursos internos a funciones más estratégicas, lo cual repercute directamente en la mejora de la productividad.
Ventajas del servicio de gestión documental
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Centralización y orden: toda la documentación se encuentra bien organizada, evitando pérdidas o mal archivado de información relevante.
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Ahorro de tiempo y espacio: se optimizan los recursos al reducir la necesidad de mantener archivos físicos dentro de las oficinas.
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Mayor seguridad: los documentos están protegidos en un entorno controlado, minimizando riesgos de accesos no autorizados o deterioro.
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Acceso ágil y eficiente: contamos con un sistema de consulta rápida para que puedas acceder a tus documentos siempre que los necesites.
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Destrucción certificada: al finalizar el ciclo de vida de los documentos, ofrecemos la destrucción confidencial y certificada, cumpliendo con todas las normativas de protección de datos.
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Mejora en la productividad: al externalizar esta tarea, los empleados pueden enfocarse en funciones prioritarias para el negocio.
Nuestro compromiso en Passer Moving
En Passer Moving disponemos de espacios específicamente acondicionados para la gestión documental. Nos encargamos de recoger la documentación en tu oficina, realizar su inventariado, encajado, traslado y custodia. Además, mientras los archivos están bajo nuestra responsabilidad, puedes solicitar su consulta en cualquier momento.
Y cuando los documentos dejan de ser necesarios, te ofrecemos un proceso de destrucción confidencial con certificado, respetando la legislación vigente sobre protección de datos y medio ambiente.
Este servicio de gestión documental es ideal para todo tipo de empresas: desde pequeñas oficinas hasta grandes corporaciones que requieren una solución robusta para manejar su documentación de forma profesional y segura.
Si te interesa mejorar la organización de tu empresa, también puedes leer cómo escoger oficina.
¿Quieres saber más?
Consulta todos los detalles en nuestra web o llámanos al +34 931 190 319. También puedes escribirnos a info@passermoving.com y te asesoraremos encantados. Y si estás valorando otros servicios complementarios, descubre para qué sirven los servicios de guardamuebles.
En Passer Moving, estamos comprometidos con la organización y seguridad de tu empresa. Confía en nuestro servicio de gestión documental y dedícate a lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.
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