Deficiencias digitales de las empresas durante el confinamiento
El teletrabajo no es nuevo, muchas pequeñas, medianas y grandes empresas ya contaban con él desde hace varios años.
Lo que sí sorprende es que casi el 99% de las empresas que tienen la opción de aplicarlo lo estén haciendo ahora a causa de la situación provocada por el coronavirus.
El teletrabajo nos está revelando muchas verdades tanto a empleados como a empresarios, como por ejemplo las deficiencias de la digitalización en las organizaciones. Son muchas las empresas que se han visto obligadas a adoptar nuevas medidas para teletrabajar durante el confinamiento como herramientas de mensajería instantánea, de archivos compartidos, de video llamadas, etc. Estas empresas han notado que las medidas que han ido adquiriendo no han sido suficientes porque no tenían la documentación de su empresa digitalizada para la consulta por parte de sus empleados.
Desde Passer hemos redactado este post para exponer algunas de las ventajas que ofrece contar con nuestro servicio de digitalización de archivos y documentos.
¿Qué es y qué ventajas tiene la digitalización de nuestros documentos?
La digitalización de documentos se define como el proceso de pasar documentos físicos al formato digital.
Aunque en un principio este proceso pueda parecer muy laborioso y complicado, una vez realizado supone una gran ventaja competitiva para la empresa porque permite el acceso remoto desde cualquier lugar.
Ventajas de digitalizar la documentación de nuestra empresa:
Ahorro de espacio
Una de las características más tangibles es el ahorro de espacio. Todas las empresas deben destinar una parte de su infraestructura a ubicar sus archivos y documentos impresos. Gracias al proceso de digitalización, conseguimos que ese espacio pueda destinarse a otra función posiblemente más útil: zona de descanso, ampliación del número de despachos, más zonas comunes, etc.
Protección de los documentos
Conseguimos una mayor protección de nuestra información ya que el soporte en papel puede sufrir daños. Por ejemplo puede que la documentación se humedezca o incluso que el paso del tiempo cause algún deterioro.
Optar por el soporte digital nos brinda una mayor seguridad y protección de nuestros documentos.
Reducción del tiempo en la búsqueda de información
El desorden puede estar presente cuando contamos con la documentación en formato papel, y éste puede ocasionar el extravío de información relevante e importante para nuestra empresa.
En el caso de los archivos digitales podemos acceder para realizar búsquedas o consultas de nuestra información de manera rápida y sencilla.
A lo largo de la jornada de trabajo, estas búsquedas para muchas empresa son tan frecuentes y necesarias que, al optimizar los tiempos dedicados a estas tareas, son muchos los minutos que se ganan al final de la jornada.
Aumenta la productividad
La tecnología siempre es una buena aliada para nuestra empresa. Gracias a ella actualmente, conseguimos realizar tareas cotidianas de forma mucho más rápida y sencilla. Cuando hacemos que los procesos sean fáciles, sencillos y accesibles mejoramos la productividad, la calidad del trabajo de nuestros empleados e incluso el bienestar emocional.
Acceso a la información a través de distintos dispositivos tecnológicos.
El sistema de digitalización de archivos permite el acceso remoto desde cualquier lugar y desde distintos dispositivos, consiguiendo así tener accesible la información en cualquier momento, siempre que la necesites. Tus empleados podrán acceder a ella desde casa durante el confinamiento y una vez acabe desde las oficinas de un cliente en una visita comercial, por ejemplo.
Son muchas las empresas que durante el coronavirus se han dado cuenta de que digitalizarse forma parte de su futuro, por eso si necesitas este servicio estamos para ayudarte: visita nuestra web y pregúntanos cómo realizamos la digitalización de archivos y/o documentos, ¡ayudamos a empresas como la tuya a dar el salto!
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