¿Cómo realizar el backup con un compañero para irme de vacaciones?
Lo más probable es que antes de iniciar tus vacaciones, le pidas a un vecino o a una persona de confianza que se pase por tu casa de vez en cuando para asegurarse de que todo va bien. Pero ¿qué hay de los proyectos de tu oficina? Tus compañeros tendrán que hacer tus tareas mientras tú estás fuera para no perjudicar a los clientes tras tu marcha. Por esa razón es conveniente saber cómo realizar un buen backup y aprovechar sus grandes ventajas.
¿En qué consiste un Backup?
Hablamos de unas acciones que llevamos a cabo antes de disfrutar de nuestras vacaciones para facilitar la tarea a los compañeros de oficina que se encargarán de nuestro trabajo mientras estemos ausentes.
Consejos para realizar un Backup con un compañero
Para hacer un backup efectivo es necesario el esfuerzo de todos. Tu deber es transmitir tus conocimientos a los demás y para ello deberás tenerlo todo muy bien organizado y planteado antes de salir. Toma nota de estos tips y sírvete de ellos para adaptar tu dinámica de trabajo a las circunstancias.
1. Configura tu correo a través de una respuesta automática
En la oficina sabrán cuándo te marcharás de vacaciones y cuánto tiempo estarás ausente, pero lo más probable es que durante este tiempo alguien contacte contigo por email, ya sea porque lo desconoce o por una urgencia.
Las respuestas automáticas se configuran fácilmente desde nuestro correo y harán que esa persona no se quede esperando una respuesta que no llegará en días o semanas. La idea es que salte una autorespuesta cada vez que quieran ponerse en contacto contigo.
En este mensaje es conveniente informar que estás de vacaciones e incluir algunos emails de contacto de los compañeros que trabajaran en esos días, además de un teléfono de contacto que esté disponible.
2. Haz copias de seguridad
Es muy importante hacer copias de seguridad con toda la información que manejas, haciendo hincapié en los servidores que controlas cada día. Es mejor ser previsor y programar tareas de mantenimiento antes de que llegue tu periodo vacacional.
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3. Planifica antes de iniciar las vacaciones y delega funciones
Los días previos a tu salida asegúrate de tener organizado todo el trabajo. Es prioritario delegar funciones en algunos de tus compañeros e incluso dejarles un documento con instrucciones muy precisas para que lo tengan claro. Una reunión previa con ellos te proporcionará tranquilidad para aclarar dudas a la hora de manejar tu información.
4. Organizar los proyectos para no terminarlos atropelladamente
Haz una lista con los asuntos más urgentes y resuélvelos con tiempo para evitar hacerlo mal. La organización es un factor clave que te ayudará a manejar la situación para que no te dejes ningún proyecto sin entregar.
En el caso de dejar varias tareas sin resolver, planea muy bien qué hacer con ellas. Si pueden esperar a tu regreso, perfecto. Si no es posible, comunícate con tus compañeros para que obtengan el mismo resultado que si lo hicieras tú.
5. Haz un listado con las tareas pendientes
Antes de marcharte para disfrutar de esos merecidos días de descanso, haz un listado con todas las tareas que dejarás pendientes, específica en qué estado están y quién se hará cargo de cada una de ellas. En este documento incluye toda la información necesaria para que tus compañeros puedan saber dónde guardas los archivos y todo lo relacionado con el proyecto y así, puedan recurrir a la información sin tener que llamarte.
Hacer un backup efectivo repercutirá positivamente en ti, que nadie tenga que molestarte durante tus días de descanso o ante cualquier imprevisto te hará disfrutar del periodo de vacaciones. También es bueno para tus compañeros, porque de esa forma pueden encargarse perfectamente de tus tareas sin entrar en pánico. En caso de ofrecer sus servicios ininterrumpidamente, la empresa también se beneficiará de ello al cubrir tu trabajo y asegurarse de que tu marcha no repercute en el rendimiento.
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