Comment les documents sont classés dans une entreprise
Comment les documents sont classés C'est une question essentielle pour toute entreprise souhaitant maintenir le contrôle, l'efficacité et la sécurité de sa gestion de l'information. Bien que les supports et les méthodes actuels aient radicalement évolué grâce à la technologie, la notion de document reste inchangée : il s'agit de documents ou de fichiers qui approuvent, accréditent ou enregistrent des informations importantes, telles que des contrats, des rapports, des factures, des reçus ou des budgets.
Ces dernières décennies, nous sommes passés du stockage de la plupart de nos documents au format papier à l'utilisation de systèmes de gestion documentaire numérique. Cependant, de nombreuses entreprises doivent encore conserver certains de leurs documents au format physique, que ce soit pour des raisons légales, de sécurité ou de préférence organisationnelle. Une classification rigoureuse est donc plus importante que jamais.
L'organisation des documents
L'objectif principal de l'organisation et de la classification des documents est de faciliter l'accès rapide à l'information, d'assurer sa conservation et de prévenir les pertes. Dans l'organisation documentaire, il est essentiel de distinguer la classification du classement. Classer signifie regrouper des documents selon des critères définis, tandis que classer consiste à établir un ordre logique au sein de ces groupes.
Classement des dossiers et documents
Dans le monde des affaires, la classification des documents doit être structurée et cohérente. Pour une gestion efficace, il est conseillé de regrouper la documentation selon des critères clairs, tels que le contenu, le format ou l'usage. Parmi les exemples de regroupements courants en entreprise, on peut citer les bons de livraison, les reçus, les offres commerciales et les listes de clients.
Suivre une structure hiérarchique facilite la recherche et la récupération des documents et permet à tout membre autorisé de l'entreprise de trouver ce dont il a besoin sans confusion.
Types de classification des documents
Classification fonctionnelle: Regroupez les documents selon leurs activités d'origine. Par exemple, les contrats des employés, les plans de projet ou les rapports de suivi.
Classification organique:Organisez les documents en fonction de la structure administrative de l'entreprise, comme les services administratifs, des ressources humaines ou des ventes.
Classification par sujet: Regroupez les documents par sujet ou par thème, comme les factures, les devis ou les contrats.
Fonds, séries, dossiers et documents en vrac
Quel que soit le type de classification choisi, les documents peuvent être organisés en différents niveaux :
Argent:Documents regroupés par entité, comme les entités bancaires.
série:Au sein d'un fonds, documents issus d'activités répétitives, par exemple, des reçus ou des relevés bancaires.
Des dossiers: Documents relatifs au même sujet au sein d'une série.
Documents en vrac:Fichiers indépendants qui n'appartiennent pas à un cas spécifique.
Méthodes d'organisation des documents
Outre le classement, il est nécessaire d'organiser les documents. Voici quelques méthodes courantes :
Ordre chronologique:Du plus ancien au plus récent, séparé par années, mois et jours.
Classement alphabétique:Par noms de personnes, d'entreprises ou de lieux, en suivant l'alphabet.
Commande numérique:Idéal lorsque chaque document possède un numéro consécutif.
Tri par concepts: Moins courant dans les entreprises, mais utile pour organiser la correspondance.
Importance d'une classification correcte
Savoir comment les documents sont classés Non seulement cela optimise le temps de recherche, mais cela contribue également au respect des réglementations légales, facilite les audits et prévient la perte d'informations précieuses. Une bonne classification est la base de tout système de gestion documentaire efficace, tant au format numérique que papier.
Gestion des documents de déménagement des passants
Chez Passer Moving, nous proposons un service spécialisé de gestion de documents aux entreprises et entités telles que les banques, les notaires, les cabinets d'avocats et les courtiers en assurance. Nous disposons de l'expérience, des ressources et de la méthodologie nécessaires pour garantir que tous les documents sont correctement classés, organisés et protégés.
Si vous souhaitez optimiser la gestion documentaire de votre entreprise et garantir que chaque fichier soit à sa place, contactez-nous. Nous vous aiderons à mettre en place un système professionnel adapté à vos besoins, avec des solutions pour les documents physiques et numériques.
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