Puis-je jeter les documents de mon entreprise à la poubelle ?
Jetez la documentation de l'entreprise dans le conteneur Le recyclage du papier peut sembler une solution simple et rapide, mais il s'agit d'une grave erreur, tant sur le plan juridique qu'environnemental. De nombreuses entreprises ignorent encore les véritables implications de cette loi, mais en réalité, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) l'interdit expressément pour les documents contenant des informations confidentielles ou sensibles.
Chez Passer Moving, par l'intermédiaire de notre division Gestion de documents, nous souhaitons répondre à vos questions sur la façon de gérer correctement la documentation de votre entreprise et vous aider à éviter les pénalités ou les problèmes découlant de mauvaises pratiques.
Que dit le RGPD sur la destruction des documents ?
Le RGPD impose au responsable du traitement de garantir la protection des données personnelles tout au long de leur cycle de vie. Cela inclut également leur destruction lorsque les données ne sont plus nécessaires à la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Le non-respect de cette mesure peut entraîner des sanctions pouvant atteindre 41 % du chiffre d'affaires annuel de l'entreprise.
De nombreuses études révèlent que près de la moitié des entreprises en Espagne ne suivent pas les protocoles appropriés pour éliminer les documents confidentiels, et une grande partie de ces documents finissent directement dans les poubelles ou les bacs de recyclage, accessibles à tous.
Erreurs courantes lors de l'élimination de la documentation commerciale
Jetez les documents à la poubelle ou dans une poubelle à papier
C’est l’une des erreurs les plus graves. jeter la documentation de l'entreprise dans le conteneurCes informations sont exposées à quiconque accède aux documents papier mis au rebut. Outre une faille dans la protection des données, elles représentent également un risque environnemental si un recyclage approprié n'est pas effectué après une destruction contrôlée.
Détruisez uniquement les documents protégés par la LOPD
Penser que seuls les documents relatifs à la Loi organique sur la protection des données doivent être détruits est une autre erreur courante. Tous les documents générés par une entreprise – des courriels imprimés aux factures, en passant par les notes internes et les rapports – peuvent contenir des données sensibles et doivent être traités avec le même niveau de protection.
Brûlez les documents
Certaines entreprises ont recours à l'incinération de documents comme méthode de destruction, ce qui est fortement déconseillé. Cette pratique, en plus d'être polluante et dangereuse, ne fournit aucune preuve juridique de son exécution correcte. L'incinération du papier libère des éléments toxiques nocifs pour la santé et l'environnement.
Ne pas avoir de certificats de destruction
L'une des exigences fondamentales pour se conformer à la réglementation en vigueur est de disposer d'un certificat attestant que la documentation a été détruite de manière confidentielle et conformément au traitement environnemental requis. L'absence de ce certificat peut entraîner de graves conséquences juridiques, outre un manque de traçabilité.
Comment agir correctement : le service de gestion documentaire
Chez Passer Moving, nous offrons un service complet de gestion de documents qui comprend la collecte sécurisée des documents, le stockage, la numérisation si nécessaire et, bien sûr, la destruction confidentielle de toute la documentation.
Notre service s'adapte à vos besoins : vous pouvez demander une destruction ponctuelle (par exemple, lors d'un déménagement ou d'une clôture fiscale) ou programmer une collecte périodique pour garder vos dossiers sous contrôle tout au long de l'année.
Après chaque processus de destruction, nous délivrons un certificat officiel garantissant que les protocoles de sécurité et de recyclage établis par le RGPD et les réglementations environnementales ont été respectés.
conclusion
Jetez la documentation de l'entreprise dans le conteneur Il s'agit d'une pratique à éviter absolument. Non seulement elle est illégale lorsqu'elle implique des données personnelles ou confidentielles, mais elle représente également un risque pour votre entreprise et la vie privée de vos clients ou employés.
Au lieu de prendre ce risque, faites confiance à des professionnels qui garantissent un processus sûr, certifié et respectueux de l'environnement. Contactez Passer Moving et demandez un devis gratuit. Votre tranquillité d'esprit, la protection de vos données et votre conformité légale sont entre de bonnes mains.
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