Les services de garde de dossiers externes et leurs avantages
Garde externe des dossiers Il s'agit d'une solution de plus en plus utilisée par les entreprises souhaitant protéger leur documentation et optimiser l'espace disponible. Il ne s'agit pas seulement de stocker des documents hors du bureau, mais aussi de garantir la sécurité, la confidentialité et la conservation optimale des informations commerciales précieuses.
Chez Passer Moving, nous proposons un service d'entreposage de documents conçu pour prévenir les risques, économiser de l'espace et garantir un accès contrôlé aux documents en cas de besoin. Pour comprendre l'importance de ce service, il suffit d'examiner certains des problèmes les plus courants pouvant affecter les archives physiques.
Risques qui menacent les fichiers dans les entreprises
Imaginez que l'espace que vous utilisez pour stocker vos documents soit inondé. Une canalisation éclatée ou une fuite d'eau pourrait submerger une grande partie de vos dossiers, les rendant presque inutilisables. Même avec un peu de chance, vous pourriez n'en récupérer qu'une petite partie.
Un autre scénario possible est un incendie. Un simple court-circuit pourrait réduire en cendres toute la documentation accumulée depuis la création de l'entreprise. Dans ce cas, la perte d'informations serait totale et irréversible.
Il existe également un risque moins évident, mais tout aussi inquiétant : l'accès non autorisé. Tous les employés ne devraient pas avoir accès à tous les documents. Sans un contrôle d'accès approprié, vous risquez de mettre en danger des données confidentielles et de compromettre le respect des réglementations en matière de protection des données.
À ces problèmes s’ajoutent des facteurs tels que les infestations de micro-organismes, les fluctuations de température et d’humidité et l’accumulation de poussière, qui peuvent tous endommager gravement le papier et l’encre des documents.
Le problème de la gestion de l'espace et des documents
Au-delà des risques physiques, le manque d'espace est l'une des principales raisons d'envisager le stockage de fichiers hors site. Les archives s'agrandissent chaque année, mais l'espace physique d'une entreprise reste souvent le même. Cela rend non seulement le stockage difficile, mais aussi l'accès rapide à l'information.
Une autre question fréquente concerne la durée de conservation de chaque type de document. Sans une gestion documentaire adéquate, il est facile d'accumuler des documents inutiles pendant des années, ce qui occupe un espace précieux et augmente les coûts de stockage interne.
Conservation externe des fichiers : sécurité et rentabilité
Chez Passer Moving, nous offrons un service de garde externe des dossiers dans des entrepôts exclusivement dédiés au stockage de documents. Cela nous permet de garantir la conservation des documents en parfait état.
Nos locaux sont conçus pour minimiser les risques : ils sont dépourvus de câblage électrique et de plomberie, et toutes les archives sont placées à au moins 15 cm du sol pour éviter les dégâts liés à l'humidité. Cela élimine bon nombre des problèmes liés à des archives mal placées, comme celles stockées dans des garages, des réserves ou des entrepôts sans protection incendie.
Accès rapide et destruction sécurisée
La conservation hors site ne signifie pas que vous perdez l'accès à vos documents. Chez Passer Moving, nous gardons un contrôle rigoureux sur tous les documents que nous détenons, ce qui nous permet de localiser et de livrer rapidement tout dossier. Nous proposons également des services de destruction certifiée de documents après leur expiration, garantissant ainsi l'impossibilité de récupérer les informations sensibles.
Avantages de faire appel à un service de conservation de fichiers externe
Une plus grande sécurité: protection contre l'incendie, les inondations, le vol et les accès non autorisés.
Gain de place:Libérez des mètres carrés dans votre bureau pour les utiliser pour d’autres fonctions productives.
Contrôle et organisation: accès rapide aux informations et destruction sécurisée lorsqu'elles ne sont plus nécessaires.
Conformité légale: facilite la gestion des documents et le respect des réglementations en matière de protection des données.
conclusion
Continuer à stocker des documents dans un endroit non sécurisé ou non contrôlé présente un risque qui peut avoir de graves conséquences. garde externe des dossiers C'est un investissement en sécurité, en organisation et en tranquillité d'esprit.
Chez Passer Moving, nous proposons des solutions adaptées à chaque entreprise, avec des tarifs flexibles et abordables, et un engagement total envers la protection de vos informations. Si vous souhaitez protéger vos fichiers et optimiser votre espace professionnel, contactez-nous et découvrez pourquoi nous sommes la solution la plus fiable.
Allez-vous continuer à risquer vos documents ou allez-vous franchir le pas vers une garde sûre et professionnelle ?
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