Serveis de custòdia externa darxius i els seus avantatges
La custòdia externa de fitxers és una solució cada cop més utilitzada per empreses que busquen protegir la seva documentació i optimitzar l'espai disponible. No es tracta únicament de guardar papers fora de l'oficina, sinó de garantir la seguretat, confidencialitat i conservació òptima d'informació valuosa per al negoci.
A Passer Moving comptem amb un servei de custòdia documental pensat per prevenir riscos, estalviar espai i assegurar l'accés controlat als documents quan calgui. I per entendre per què és tan important, només cal pensar en alguns dels problemes més habituals que poden afectar un arxiu físic.
Riscos que amenacen els arxius a les empreses
Imagineu que l'espai que utilitzeu per emmagatzemar documents pateix una inundació. Un trencament de canonada o una filtració d'aigua podria mullar gran part dels teus fitxers, fent-ne inservible la majoria. Fins i tot amb sort, gairebé no en podries recuperar una petita part.
Un altre escenari possible és un incendi. Un simple curtcircuit podria reduir a cendres tota la documentació que has acumulat des de la creació de lempresa. En aquest cas, la pèrdua dinformació seria total i irreversible.
També hi ha un risc menys evident però igual de preocupant: l'accés no autoritzat. No tots els empleats han de poder consultar tots els documents. Sense un control d'accés adequat, podeu posar en risc dades confidencials i comprometre el compliment de la normativa de protecció de dades.
A aquests problemes se sumen factors com plagues de microorganismes, variacions de temperatura i humitat o acumulació de pols, tots capaços de danyar seriosament el paper i la tinta dels documents.
El problema de lespai i la gestió documental
Més enllà dels riscos físics, la manca despai és un dels principals motius per considerar la custòdia externa darxius. L?arxiu creix cada any, però l?espai físic al?empresa sol ser el mateix. Això no només dificulta l'emmagatzematge, sinó que també entorpeix l'accés ràpid a la informació.
Un altre dubte freqüent és quant de temps cal conservar cada tipus de document. Sense una gestió documental adequada, és fàcil acumular papers innecessaris durant anys, ocupant un espai valuós i augmentant els costos d'emmagatzematge intern.
Custòdia externa darxius: seguretat i rendibilitat
A Passer Moving oferim un servei de custòdia externa d'arxius en dipòsits condicionats exclusivament per emmagatzemar documentació. Això ens permet garantir la conservació dels documents en perfectes condicions.
Les nostres instal·lacions estan dissenyades per minimitzar riscos: no tenen instal·lació elèctrica ni canonades, i tots els arxius es col·loquen a un mínim de 15 cm del terra per evitar danys per humitat. Així eliminem gran part dels problemes que poden afectar un arxiu mal ubicat, com els emmagatzemats a garatges, trasters o naus sense mesures de protecció contra incendis.
Accés ràpid i destrucció segura
La custòdia externa no vol dir perdre l'accés a la documentació. A Passer Moving portem un control exhaustiu de tots els documents que custodiem, cosa que ens permet localitzar i lliurar qualsevol arxiu en molt poc temps. A més, oferim el servei de destrucció certificada de documents un cop caducats, assegurant que la informació sensible no es pugui recuperar.
Avantatges de contractar la custòdia externa de fitxers
Major seguretat: protecció davant d'incendis, inundacions, robatoris i accessos no autoritzats.
Estalvi d'espai: allibera metres quadrats a la teva oficina per destinar-los a altres funcions productives.
Control i organització: accés ràpid a la informació i destrucció segura quan ja no cal.
Compliment legal: facilita la gestió documental i el compliment de les normatives de protecció de dades.
Conclusió
Seguir emmagatzemant la documentació en un lloc poc segur o sense control suposa un risc que pot tindre conseqüències greus. La custòdia externa d'arxius és una inversió en seguretat, organització i tranquil·litat.
A Passer Moving oferim solucions adaptades a cada empresa, amb costos variables ajustats i un compromís total amb la protecció de la teva informació. Si vols protegir el teu fitxer i optimitzar l'espai del teu negoci, contacta'ns i descobreix per què som l'alternativa més fiable.
Seguiràs arriscant els teus documents o donaràs el pas cap a una custòdia segura i professional?
Catalan 
Spanish 
English 
French