Puc llençar la documentació de la meva empresa al contenidor de paper?
Llençar la documentació d'empresa al contenidor de paper pot semblar una opció ràpida i senzilla, però és un error greu tant legalment com mediambientalment. Moltes empreses encara desconeixen les implicacions reals d‟aquest acte, però la realitat és que el Reglament General de Protecció de Dades (RGPD) ho prohibeix expressament quan es tracta de documents amb informació confidencial o sensible.
Des de Passer Moving, a través de la nostra divisió de Gestió Documental, volem resoldre els vostres dubtes sobre com gestionar correctament la documentació de la vostra empresa i ajudar-vos a evitar sancions o problemes derivats d'una mala pràctica.
Què diu el RGPD sobre la destrucció de documents?
El RGPD obliga el responsable del tractament de dades personals a garantir-ne la protecció durant tot el cicle de vida. Això també inclou la seva destrucció quan ja no són necessaris per a la finalitat amb què es van recollir. No complir aquesta mesura pot derivar en sancions que arriben fins al 4% de la facturació anual de l'empresa.
Nombrosos estudis revelen que gairebé la meitat de les empreses a Espanya no segueixen els protocols correctes d'eliminació de documents confidencials, i gran part d'aquests acaben directament en papereres o contenidors de reciclatge, accessibles a qualsevol persona.
Errors comuns en desfer-se de documentació empresarial
Llençar documents a les escombraries o al contenidor de paper
És un dels errors més greus. Al llençar la documentació d'empresa al contenidor, s'exposa aquesta informació a qualsevol persona que accedeixi al paper rebutjat. A més de ser una fallada en la protecció de dades, també suposa un dany al medi ambient si no es fa el reciclatge adequat després d'una destrucció controlada.
Destruir només els documents protegits per la LOPD
Pensar que només s'han de destruir els documents relacionats amb la Llei orgànica de protecció de dades és un altre error comú. Tots els documents generats en una empresa –des de correus impresos fins a factures, notes internes o informes– poden contenir dades sensibles i han de ser tractats amb el mateix nivell de protecció.
Cremar els documents
Algunes empreses recorren a la crema de documents com a mètode de destrucció, cosa que és altament desaconsellable. Aquesta pràctica, a més de ser contaminant i perillosa, no genera cap prova legal que s'hagi fet correctament. La crema de paper allibera elements tòxics perjudicials per a la salut i el medi ambient.
No comptar amb certificats de destrucció
Un dels requisits fonamentals per complir amb la normativa vigent és disposar d‟un certificat que acrediti que la documentació s‟ha destruït de forma confidencial i respectant el tractament mediambiental obligatori. No tenir aquest certificat pot suposar greus conseqüències legals, a més de manca de traçabilitat.
Com actuar correctament: el servei de gestió documental
A Passer Moving oferim un servei integral de Gestió Documental que inclou la recollida segura de documents, el seu emmagatzematge, la digitalització si cal i, per descomptat, la destrucció confidencial de tota la documentació.
El nostre servei s'adapta a les teves necessitats: pots sol·licitar una destrucció puntual (per exemple, durant una mudança o tancament fiscal) o contractar una recollida periòdica per mantenir el teu fitxer sota control durant tot l'any.
Després de cada procés de destrucció, emetem un certificat oficial que garanteix que s'han seguit els protocols de seguretat i reciclatge establerts pel RGPD i la normativa mediambiental.
Conclusió
Llençar la documentació d'empresa al contenidor és una pràctica que cal evitar completament. No només és il·legal quan es tracta de dades personals o confidencials, sinó que també representa un risc per al teu negoci i per a la privadesa dels teus clients o empleats.
En comptes d'assumir aquest risc, confia en professionals que garanteixin un procés segur, certificat i respectuós amb el medi ambient. Contacta amb Passer Moving i demana un pressupost sense compromís. La teva tranquil·litat, la protecció de les teves dades i el compliment legal estan a bones mans.
Catalan 
Spanish 
English 
French