Com es classifiquen els documents en una empresa
L'ús i els suports dels documents que utilitzen les empreses avui dia, òbviament, no són els mateixos que fa 40 anys. La modalitat d‟aquests suports ha anat variant, hem passat de l‟arxiu de la documentació en suport paper a la gestió documental de manera digital. Tota aquesta evolució ve de la mà lògicament de la tecnologia.
No obstant això, el concepte general de document i/o documentació és aplicable tant a la documentació digital com a física i es resumeix en què són escrits que aproven o acrediten alguna cosa, per exemple: contractes, informes, factures, rebuts, pressupostos, etc. I són moltes les empreses que avui dia tenen part de la seva documentació en format digital però que necessiten encara conservar molts documents en suport paper.
Classificar segons criteris
- L'organització dels documents
L'objectiu de mantenir tots els documents ben organitzats és força clar, poder accedir-hi de manera ràpida i efectiva per poder consultar la informació que necessitem i garantir-ne la conservació correcta.
Si aprofundim una mica més, observem que té molts aspectes més a tenir en compte i que dins de l'organització podem fer una distinció entre dos conceptes: classificar i ordenar.
- Classificació d'arxius i documents
Per classificar correctament hem de agrupar els documents segons el contingut i la forma, en el cas d'una empresa, podem distingir entre: albarans, rebuts, ofertes comercials, llistes de clients, etc. i el més recomanable és que seguim una estructura jeràrquica i lògica.
Organitzar la documentació dels arxius segons tipus de classificació
- Funcional: En aquest tipus de classificació agrupem els documents segons les activitats de què són resultat. Aquí trobem, per exemple, els contractes a empleats, la planificació dels projectes a clients, etc.
- Orgànica: Si la classificació és orgànica, agruparem els documents seguint les diferents estructures administratives de lempresa. En aquest grup separem els documents segons l‟organització departamental de l‟empresa, per exemple: la documentació del departament d‟administració, recursos humans, etc.
- Per matèries: Per a aquest tipus de classificació analitzarem els documents i establirem grups segons els assumptes. Diferenciem entre factures, pressupostos, contractes, etc.
Dins dels fitxers i indistintament del tipus de classificació d'aquests, podem classificar els documents, entre altres:
- Fons: Organitzem els documents per entitats. Per exemple, per entitats bancàries.
- Sèries: Dins dels fons, aquesta distinció fa referència a les activitats repetides. Per exemple, dins de cada entitat bancària: rebuts, factures, extractes, etc.
- Expedients: Aquest grup dins de les sèries fa referència als documents amb mateix assumpte.
- Documents solts
-Ordenació d'arxius i documents
Volem tenir tots els fitxers i documents ben organitzats, per això a més de classificar correctament els documents, també hem d'organitzar els documents en base a un criteri establert per endavant.
Explicarem els diferents mètodes d'ordenació:
- Ordenació cronològica: L'ordenació més lògica és de més antics a més recents, separant anys, mesos i dies.
- Ordenació alfabètica: L'ordre d'aquests documents segueix les lletres de l'alfabet i se sol aplicar a documents relacionats amb persones, empreses i llocs.
- Ordenació numèrica: Aquest tipus d'ordenació s'aplica quan els documents tenen associats un seguiment amb un número correlatiu.
- Ordenació per conceptes: No tan comú en empreses, però si un tipus dordenació molt útil per a la correspondència.
A Passer Moving gestió documental som especialistes i tenim la capacitat i experiència per proporcionar als nostres clients tots els serveis necessaris per a la correcta gestió de la seva documentació, oferim serveis de gestió documental a entitats bancàries, notaries, despatxos d'advocats, corredories d'assegurances entre d'altres. Si necessites més informació sobre els nostres serveis fes clic en aquest enllaç.
Catalan 
Spanish 
English 
French