Com es classifiquen els documents en una empresa
Com es classifiquen els documents és una pregunta clau per a qualsevol empresa que vulgui mantenir el control, leficiència i la seguretat en la gestió de la seva informació. Encara que avui dia els suports i mètodes han canviat radicalment gràcies a la tecnologia, el concepte de document continua sent el mateix: escrits o arxius que aproven, acrediten o registren informació important, com ara contractes, informes, factures, rebuts o pressupostos.
A les darreres dècades hem passat d'emmagatzemar la majoria de la documentació en paper a treballar amb sistemes de gestió documental digitals. Tot i això, moltes empreses encara necessiten conservar part dels seus documents en format físic, ja sigui per requisits legals, per seguretat o per preferència organitzativa. Això fa que la correcta classificació sigui més important que mai.
L'organització dels documents
L'objectiu principal d'organitzar i classificar la documentació és facilitar l'accés ràpid a la informació, assegurar-ne la conservació i evitar pèrdues. Dins de lorganització documental és fonamental diferenciar entre classificar i ordenar. Classificar vol dir agrupar els documents segons criteris definits, mentre que ordenar consisteix a establir un ordre lògic dins d'aquests grups.
Classificació d'arxius i documents
A nivell empresarial, la classificació de documents s'ha de fer de forma estructurada i coherent. Per a una gestió eficient, és recomanable agrupar la documentació seguint criteris clars, com ara el contingut, la forma o l'ús dels documents. Exemples d'agrupacions comunes a una empresa inclouen albarans, rebuts, ofertes comercials o llistes de clients.
Seguir una estructura jeràrquica facilita la cerca i la recuperació de documents, i permet que qualsevol membre autoritzat de l'empresa pugui trobar el que necessita sense confusió.
Tipus de classificació documental
Classificació funcional: Agrupa els documents segons les activitats de què deriven. Per exemple, contractes de treballadors, plans de projectes o informes de seguiment.
Classificació orgànica: Organitza els documents seguint l'estructura administrativa de l'empresa, com ara departaments d'administració, recursos humans o comercial.
Classificació per matèries: Agrupa documents segons el tema o assumpte, com ara factures, pressupostos o contractes.
Fons, sèries, expedients i documents solts
Independentment del tipus de classificació triat, els documents es poden organitzar en diferents nivells:
Fons: Documents agrupats per entitat, com a entitats bancàries.
Sèries: Dins un fons, documents derivats d'activitats repetitives, per exemple, rebuts o extractes bancaris.
Expedients: Documents relacionats amb un mateix assumpte dins d'una sèrie.
Documents solts: Arxius independents que no pertanyen a un expedient concret.
Mètodes dordenació documental
A més de classificar, cal ordenar els documents. Alguns mètodes comuns són:
Ordenació cronològica: De més antics a més recents, separant per anys, mesos i dies.
Ordenació alfabètica: Per noms de persones, empreses o llocs, seguint l'abecedari.
Ordenació numèrica: Ideal quan cada document té un número correlatiu.
Ordenació per conceptes: Menys comú en empreses, però útil per organitzar correspondència.
Importància d'una classificació correcta
Saber com es classifiquen els documents no només optimitza el temps de cerca, sinó que també ajuda a complir normatives legals, facilita auditories i evita pèrdues d'informació valuosa. Una bona classificació és la base de qualsevol sistema de gestió documental eficient, tant en format digital com en suport paper.
Passer Moving Gestió Documental
A Passer Moving comptem amb un servei especialitzat en gestió documental per a empreses i entitats com bancs, notaries, despatxos d'advocats o corredories d'assegurances. Tenim experiència, recursos i metodologia necessària per garantir que tota la documentació estigui correctament classificada, ordenada i protegida.
Si vols optimitzar la gestió documental de la teva empresa i assegurar-te que cada fitxer sigui on cal, contacta amb nosaltres. Us ajudarem a implementar un sistema professional adaptat a les vostres necessitats, amb solucions tant per a documents físics com digitals.
Catalan 
Spanish 
English 
French